ارزیابی عوامل کلیدی موفقیت نظام مدیریت دانش در یک واحد تحقیقاتی
ارزيابي عوامل كليدي موفقيت نظام مديريت دانش در يك واحد تحقيقاتي
ارسال کننده: shakeri تاریخ: ۱۱:۰۷ سه شنبه ۱۱ اسفند ۱۳۸۸ دفعات بازدید: ۳۲۹۵ رای:۴.۶۰/۵
خلاصه:مقاله حاضر به ارائه نتايج حاصل از ارزيابي اوليه مديريت دانش در يك واحد تحقيقاتي مي پردازد. هدف از انجام اين ارزيابي، ايجاد شناخت نسبت به وضعيت موجود نظام مديريت دانش در واحد تحقيقاتي و يافتن نقاط قوت و ضعف آن است. اين ارزيابي، اولين گام در شناخت نقاط قوت و ضعف گروههاي پژوهشي مختلف واحد مذكور است كه شناخت اين نقاط براي ارزيابي نهايي ضروري است.
برچسب‌ها: مدیریت دانش ، مدیریت پروژه
مطالعات صورت گرفته، برخي از مدلها و روشهاي مطرح شناسايي و روش انتخابي از ميان آنها، مبناي ارزيابي و قضاوت به منظور تعيين وضعيت نظام مديريت دانش در واحد تحقيقاتي قرار گرفته است. نتايج حاصل از اين ارزيابي اوليه، مسير ادامه شناخت، طراحي و بهبود نظام مديريت دانش در واحد تحقيقاتي مورد نظر را هموار خواهد نمود
كليد واژه: واحد تحقيقاتي ، مديريت دانش، مدلهاي ارزيابي.
۱ - مقدمه
امروزه ديگر همه گروههاي كاري و علمي اذعان دارند، براي اينكه سازمانها بتوانند در دنياي تجارت و رقابت، حضور مستمر و پايدار داشته باشند، بايد حول محور دانش و دانايي فعاليت كنند. عليرغم اينكه دانش بعنوان منبعي براي بقاي سازمانها ضروري و حياتي است و شرط موفقيت سازمانها دستيابي به يك دانش و فهم عميق در تمامي سطوح مي‌باشد، اما باز هم بسياري از سازمانها هنوز به مديريت دانش بطور جدي توجه نكرده اند. دانش زير بناي مهارت و تجربه و تخصص هر فرد است. امروزه سرمايه هاي يك سازمان تنها سرمايه مالي و فيزيكي نيستند بلكه سرمايه دانشي مهمتر از اين دو سرمايه، مورد توجه است]۱و۲[. براي اجراي مديريت دانش به يك بازه زماني نسبتا" طولاني، فراهم سازي بسترهاي فكري و فرهنگي، مهارت و آموزشي، كانونهاي دانشي و فراهم آوردن بسترهاي تكنولوژيك نياز است. در ادامه محورهايي كه در موفقيت مديريت دانش در سازمانها نقش حياتي دارند، معرفي و مورد بررسي قرار مي گيرد. از آنجا كه بيشترين ميزان دانش جديد در يك سازمان، طي پروژه ها ايجاد مي‌شود، توجه به مديريت دانش و الزامات آن در پروژه هاي تحقيقاتي و بويژه در يك سازمان تحقيقاتي بسيار ضروري و با اهميت است. براي موفقيت مديريت دانش در يك سازمان، فراهم بودن بسترهاي فكري و فرهنگي، وجود كانونهاي دانشي، همچنين وجود بسترهاي تكنولوژيك ضروري است. در اين گزارش، ابتدا عوامل موثر بر موفقيت مديريت دانش در يك سازمان كه در بهبود كارايي و اثربخشي فرآيندهاي كاري و تجاري سازمان نقش حياتي دارند، معرفي مي شوند. سپس روش انتخاب شده براي ارزيابي تشريح و پس از آن نتايج ارزيابي وضعيت محورها در گروه هاي پژوهشي مختلف ارائه و مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرند.
۲ - شروع كار ارزيابي
يكي از سوالات مهم مطرح در طراحي نظام مديريت دانش آن است كه تيم مديريت دانش، بايد فعاليت خود را از چه نقطه‌اي شروع كند و البته بر چه فعاليت هايي تمركز نمايد؟ همچنين براي بررسي ميزان موفقيت اجراي نظام مديريت دانش و سنجش تاثير آن لازم است در مقاطع مختلف بر اساس شاخصهاي معيني وضعيت نظام مديريت دانش در سازمان مورد نظر را ارزيابي كرد. براي اين منظور مدلهاي مختلفي ارائه شده كه در زير به برخي از آنها اشاره مي شود.
با بررسي مطالعات و كارهاي انجام شده، تعداد چهار مدل براي ارزيابي مديريت دانش به دست آمد. اين چهار مدل ارزيابي عبارتند از:
الف ) مدل انجمن اروپايي مديريت دانش
در اين مدل، موفقيت مديريت دانش در هشت مولفه بررسي مي شود كه عبارتند از: استراتژي مديريت دانش، فاكتورهاي انساني و اجتماعي، ساختار و حمايت‌كننده‌هاي سازماني، فرايندهاي مديريت دانش، تكنولوژي مديريت دانش، رهبري، اندازه‌گيري و بكارگيري مديريت دانش]۵[.
ب) مدل ابزار ارزيابي مديريت دانش
ارزيابي سازمان توسط اين مدل، در حقيقت سنجش بلوغ سيستمي سازمان است. بر اين اساس، پنج سطح براي بلوغ سازمان درنظر گرفته شده كه پاسخ به سئوالات مطرح شده كه بصورت بله و خير است سبب تعيين سطح بلوغ سيستم مديريت دانش سازمان را نشان خواهد داد كه در سطح اول يا سطح پنجم قرار دارد.
ج) مدل ارزيابي دانش- شبكه
اين مدل در سه بعد، دارايي‌هاي دانشي (انساني، سازماني و ابزاري)، زيربناهاي مديريت دانش (استراتژي، فرايندها و ساختار) و سطوح شبكه دانشي (شامل: افراد و تيمها) به ارزيابي مي‌پردازد. نحوه ارزيابي به اين صورت است كه براي هر بخش امتياز خاصي در نظر گرفته شده كه حداكثر امتياز آن بخش است و در مجموع كل امتيازات داده شده برابر با ۲۰۰ است.
د) مدل ارزيابي دانش - همه
اين مدل ارزيابي موفقيت مديريت دانش را با بررسي ده محور كلي تحت عنوان عوامل كليدي موفقيت انجام مي دهد]۴[. اين ده محور عبارتند از:
رهبري، فرهنگ و ساختار، فرايندها، دانش آشكار، دانش پنهان، مراكز و كانونهاي دانش، افراد(مهارتها)، تقويت بازار دانش، اندازه‌گيري دانش، زير ساخت تكنولوژيكي.
با بررسي و مقايسه اين چهار مدل و با توجه به ويژگيهاي هر يك از آنها، مدل چهارم كه در چند كشور در حال توسعه اجرا شده است، انتخاب شد. ابزار ارزيابي در اين مدل، پرسشنامه‌اي با تعدادي سئوال در زمينة عوامل كليدي نامبرده شده در مديريت دانش است]۴[. به منظور ايجاد انطباق بيشتر، تعداد محورهاي سئوالات پرسشنامة اين مدل به چهارده محور افزايش داده شد. محورهاي مورد سئوال در پرسشنامة نهايي بطور كلي به شرح زير هستند:
۱- رهبري، ۲- فرهنگ/ بيرون سازمان، ۳- فرهنگ/ درون سازمان، ۴- فرايند/يادگيري، ۵- فرايند/كاربرد، ۶- دانش آشكار، ۷- دانش آشكار(در دسترس)، ۸- دانش پنهان (شناسايي كارشناسان حوزه دانش)، ۹- دانش پنهان (راهكار تبديل دانش)، ۱۰- مراكز دانشي،۱۱- اندازه‌گيري دانش ، ۱۲- افراد(مهارتها)، ۱۳- زيرساخت تكنولوژيكي (دسترسي به اطلاعات)، ۱۴- زيرساخت تكنولوژيكي (IT).
از تغييرات اعمالي در پرسشنامه مي توان به مواردي مانند: رفع ابهام از سئوالات و اصلاح نگارشي جهت روشنتر شدن مفاهيم و اضافه نمودن توضيحات به ابتداي هر محور براي ايجاد ذهنيت مشترك در پاسخ دهندگان اشاره شود. همچنين پاسخنامه‌اي براي پاسخگويي افراد شركت كننده در ارزيابي تهيه شد كه در آن براي هر سوال پنج پاسخ مختلف كه داراي امتيازي بين اعداد صفر تا چهار است، در نظر گرفته شده است.
۳ - روش ارزيابي
ابتدا براي افراد شاغل در گروههاي پژوهشي سازمان و شركت كننده در ارزيابي، ارائه‌اي از مفاهيم مديريت دانش انجام شده و سپس پرسشنامه بين افراد شركت كننده در جلسه توزيع مي شود. پاسخ به سئوالات پرسشنامه به صورت انجام كارگاهي و بحث و تبادل نظر انجام مي‌شود. به منظور در دست داشتن معياري براي مقايسه نتايج، يك گروه پژوهشي كه برخي اقدامات مديريت دانشي در آن انجام شده بود و اعضاي پروژه با موضوعات و مفاهيم مديريت دانش آشنايي داشتند انتخاب شد. وضعيت مديريت دانش در اين گروه پژوهشي انتخابي به عنوان مرجع مقايسه با ديگر گروههاي پژوهشي در نظر گرفته شده است (فرض اوليه). ابتدا پرسشنامه ارزيابي و پاسخنامه تهيه شده بين افراد توزيع و بعد از پاسخگوييبه سئوالات، پاسخنامه جمع آوري شد. ارزيابي براي همه گروههاي پژوهشي در دو مرحله به صورت زير انجام گرفت:
ابتدا بدون هيچ توضيح خاصي در مورد سئوالات پرسشنامه، پاسخنامه توسط افراد تكميل شد. سپس با توضيحات و بحث و تبادل نظر بر روي سئوالات پرسشنامه، سئوالات يكبار ديگر توسط افراد در پاسخنامه دوم (مشابه پاسخنامه اول) پاسخ داده شد. اين نحوه ارزيابي از آن جهت انجام شد كه بتوان مقايسه‌اي بين نتايج پاسخنامه هر گروه پژوهشي بصورت قبل و بعد از توضيحات در مورد سئوالات، انجام شود تا شمايي از گروهي كه بحث هاي مديريت دانش در آن انجام شده و ديگر گروهها كه با بحث هاي مديريت دانش آشنايي ندارند، حاصل شود. در وهله اول انتظار اين است كه امتياز حاصله از نتايج پاسخنامه گروه پژوهشي انتخابي بالاتر از نتايج پاسخنامه گروههاي پژوهشي ديگر باشد (فرضيه اول). زيرا بايد اجراي فعاليت در زمينه مديريت دانش كه در اين گروه پژوهشي انجام شده بود، نمود داشته باشد. به منظورمشاهده نتايج حاصله از پاسخهاي داده شده، استخراج داده ها از پاسخنامه هاي افراد در گروههاي پژوهشي مختلف سازمان انجام شد كه در ادامه به چگونگي استخراج داده ها اشاره مي شود.
۴ - استخراج داده ها و نتايج حاصله
امتياز هر پاسخ همانطور كه عنوان شد از صفر تا چهار در نظر گرفته شده است. امتيازات داده شده افراد براي سئوالات، از پاسخنامه استخراج و با توجه به تعداد افراد شركت كننده به تفكيك هر گروه پژوهشي، بر طبق محاسبات آماري امتيازات هر گروه پژوهشي محاسبه و نمودار عنكبوتي مربوطه رسم مي‌شود. به دليل متفاوت بودن تعداد شركت‌كنندگان در نمونه‌گيري هاي انجام شده، امتيازهاي داده شده براي سئوالات بايد نرماليزه شود. نمودار عنكبوتي داراي چهارده محور(معادل چهارده سئوال) است كه نشان دهنده سئوالات پرسشنامه است (مزيت نمودار عنكبوتي به ديگر نمودارها اين است كه مي‌توان حالات مختلف نمودار را در يك سطح با هم مقايسه نمود). براي فهم ارتباط بين نتايج حاصله از گروههاي پژوهشي مختلف، محاسبات آماري بر روي نتايج انجام شد و نتايج گروههاي مختلف با گروه پژوهشي انتخابي مقايسه گرديد كه در ادامه در شكلهاي مربوطه نشان داده شده است.
در شكل ۱ نتايج حاصل براي گروه پژوهشي انتخابي بصورت نمودار عنكبوتي رسم شده است. در اين نمودار، مشاهده مي‌شود كه در بحث‌هاي فرهنگ ساختار بيرون سازماني، فرايندهاي يادگيري و بكارگيري آموخته ها، شناخت دانش پنهان، مراكز و كانونهاي دانش، اندازه‌گيري دانش سازمان، مهارت‌هاي افراد (شناخت متخصصين حوزه هاي مختلف دانشي) كمترين امتياز داده شده و سازمان در اين عوامل دچار ضعف است. ولي در محورهايي مانند رهبري (پشتيباني مديريت ارشد)، نگهداري دانش آشكار و در دسترس بودن آن و زيرساخت تكنولوژيكي داراي نقاط قوت است.
شكل ۱: نتايج حاصل از ارزيابي عوامل كليدي مديريت دانش در گروه پژوهشي انتخابي.
نتايج حاصله از ارزيابي در بقيه گروههاي پژوهشي و مقايسه با گروه پژوهشي انتخابي در شكل ۲ نشان داده شده است.
با توجه به شكل۲ و نمودارهاي رسم شده كه حاصل ارزيابي در گروههاي پژوهشي مختلف است مي توان دريافت كه وضعيت گروه پژوهشي انتخابي در مقايسه با ديگر گروهها بهتر است. همانطور كه در نمودار شكل ۲ ديده مي‌شود، در گروه پژوهشي ۱ و گروه پژوهشي۲، امتياز پاييني براي محورهاي فرهنگ ساختار بيرون سازمان، فرايند يادگيري افراد، شناخت دانش پنهان و تبديل آن به دانش صريح و مراكز و كانونهاي دانش و همچنين آموزش در زمينه زيرساخت تكنولوژي لحاظ شده است.
شكل ۲: نتايج حاصل از ارزيابي عوامل كليدي مديريت دانش در گروههاي پژوهشي مختلف.
سئوالي كه مطرح است اينكه چرا اين اختلاف‌ها در گروههاي پژوهشي مختلف كه فعاليتي مشابه دارند، وجود دارد؟
براي پاسخ به اين سئوال، بررسي در اين گروهها انجام شده است كه در ادامه به نتايج آنها اشاره مي‌شود.
۵ - شناسايي وضعيت مديريت دانش در گروههاي پژوهشي مختلف سازمان
بررسي در گروههاي پژوهشي مختلف با توجه به ارزيابي انجام شده به شرح زير است:
• گروه پژوهشي۱: هيچگونه موردي اعم از ثبت مشاهدات و تجربيات در بين افراد بخش وجود ندارد. براي مثال در كارهاي جاري نيز كه بطور روزمره انجام مي‌شود فعاليت ها بدون مكتوب شدن و با توجه به ذهنيت افراد گروه انجام مي‌شود كه در بعضي موارد منجر به رخداد ايراد در كارها مي‌شود. اين مثال، صرفا" براي نشان دادن موضوع عدم ثبت تجربيات در بخش مربوطه است كه كمترين امتياز را در رتبه بندي بين گروههاي پژوهشي مختلف دارا است. با دقت در شكل ۲و در نظر گرفتن امتياز پايين براي محورهاي ۴ تا ۷ اين موضوع به وضوح مشخص است.
• گروه پژوهشي۳: بيشترين امتياز را در بين بقيه گروهها دارا است. با بررسي انجام شده مشخص شد كه تمامي گزارشهاي نوشته شده توسط افراد، ثبت شده و بصورتي داراي كد مخصوص شده است و براحتي و سريع قابل بهره برداري توسط ديگر افراد است. تاثير اينكار در امتياز دهي به محورهاي ۵ ، ۶ و ۷ كه در رابطه با فرايند بكارگيري و ثبت دانش آشكار افراد است به وضوح در شكل ۲ نمايان است.
• گروه پژوهشي۲: مشابه با گروه پژوهشي۳، قطعات تهيه شده و گزارشهاي فني نوشته شده، داراي كد مخصوص بوده و نگهداري و قابل دسترس بين افراد گروه است. در شكل ۲مشاهده مي‌شود كه در امتيازدهي براي محورهاي ۵ تا ۷ ، امتياز بالاتري نسبت به بقيه محورها لحاظ شده است.
• گروه پژوهشي۴: در اين گروه وضعيت كمي بهتر از گروه پژوهشي۱ است ولي ايجاد فرايندهاي مناسب براي ثبت و نگهداري از دانش ايجاد شده در گروه، ديده نمي شود.
• گروه پژوهشي انتخابي: در اين گروه همانطور كه در شكل۲ نمايان است، نمودار رسم شده مربوطه محيط بر نمودار ديگر گروهها است. امتيازهاي داده شده به محورها نشان دهنده مثبت بودن انجام بحث هاي مديريت دانش و آشنايي افراد گروه با اين مفاهيم و بكارگيري آن در فعاليت هايشان بوده است. با بررسي در اين گروه مشخص شد كه تمامي رخدادها و دست نوشته هاي افراد در مركزي مشخص در گروه، بصورت الكترونيكي ثبت و نگهداري شده و در اختيار همه افراد گروه قرار گرفته است. همچنين بحث هاي رودررو كه يكي از راهكارهاي مهم در انتقال و تبادل دانش بين افراد است در اين گروه پژوهشي بطور مرتب انجام شده است.
۶ - نتيجه گيري
با توجه به برررسي انجام شده كه در بخش ۵ ذكر گرديد، ارزيابي عوامل كليدي مديريت دانش در بين گروههاي پژوهشي مختلف سازمان، با توجه به اين موضوع كه اهميت همه محورها يكسان در نظر گرفته شده به صورت زير قابل توصيف است:
اين نتيجه گيري از آن جهت اهميت دارد كه درستي فرضيه اوليه مبني بر تاثير اقدامات مديريت دانش در گروه پژوهشي انتخابي را نشان مي دهد.
براي بررسي سيستماتيك وضعيت مديريت دانش در گروههاي پژوهشي مورد ارزيابي، مي توان سيستم مديريت دانش را در سه سطح دسته بندي نمود. سطح اول شامل محورهاي رهبري ، فرهنگ (درون و برون سازماني) است (سئوالات مربوط به محورهاي ۱ تا ۳). سطح دوم دربرگيرنده فرايندهاي يادگيري و بكارگيري، نگهداري دانش‌آشكار و دسترسي آن، شناخت دانش پنهان و تبديل آن به دانش صريح، مراكز و كانونهاي دانش و اندازه گيري دانش (سئوالات مربوط به محورهاي ۴ تا ۱۱) است. در نهايت سطح سوم شامل مهارت‌هاي افراد(شناخت متخصصين حوزه هاي مختلف دانشي) و زيرساخت تكنولوژيكي و آموزشهاي مربوطه است. مجموعه سئوالات محورهاي ۱۲ تا ۱۴ مربوط به اين سطح است. به دليل اينكه اهميت هر يك از محورها يكسان فرض شده، در حال حاضر پايين بودن شاخص كل سيستم را نمي‌توان به يك سطح خاص نسبت داد. بنابراين هرگونه استراتژي براي توسعه سيستم مديريت دانش بايد در همه سطوح (در همه محورها) تعريف شود. ولي بطور كلي مي توان نقاط قوت و ضعف را بصورت زير نتيجه‌گيري نمود:
نقاط قوت
نگهداري دانش آشكار
نقاط قوت خفيف
رهبري
در دسترس بودن دانش آشكار
زيرساخت تكنولوژيك
نقاط ضعف
فرهنگ بيرون سازماني
فرايندهاي يادگيري
شناخت دانش پنهان
تبديل دانش پنهان
مراكز و كانونهاي دانش
اندازه‌گيري
مهارتها (شناخت متخصصين حوزه‌هاي مختلف دانشي) نقاط ضعف خفيف
فرهنگ درون سازماني
فرايندهاي بكارگيري
آموزشهاي مربوط به زيرساخت هاي تكنولوژيك
مراجع[ویرایش]
۱. م.مرادزاده، ب. كريمي، ف. به‌آذين، " آينده بهتر با مديريت دانش"، پژوهشكده سيستمهاي دفاعي، بهار ۱۳۸۲.
۲. م.مرادزاده، ب. كريمي، ف. به‌آذين، " عوامل موفقيت مديريت دانش در سازمانها"، پژوهشكده سيستمهاي دفاعي، ۱۳۸۳.
۳. م.مرادزاده، ب. كريمي، ف. به‌آذين، " تجربه مديريت دانش در يك پروژة تحقيقات فناوري"، پژوهشكده سيستمهاي دفاعي، ۱۳۸۴.
۴. در آدرس زير بحث هاي زيادي در مديريت دانش ارائه شده است: www.skyrme.com .
۵. IAT; IAO, BIBA, Ibérmatica, “KM assessment model and tool”, European KM Forum, ۲۰۰۲.
۶. W. Horton, “Knowledge Management”, William Horton consulting, Inc, ۲۰۰۱.
۷. S. Albanna, “Knowledge Management and strategies for development an rapidly changing global environment”, ۲۰۰۱
نویسندگان :
محمد مرادزاده
سازمان صنايع هوا فضا –پژوهشكده سيستمهاي دفاعي
Momo۳@noavar.com
فريد به آذين
سازمان صنايع هوا فضا –پژوهشكده سيستمهاي دفاعي
behazin@ieee.org
بنيامين كريمي
سازمان صنايع هوا فضا –پژوهشكده سيستمهاي دفاعي
