مدیریت مشارکتی
مديريت مشارکتي ارتباط دائم، متقابل و نزديک بين مديريت ارشد و کارکنان است مي توان گفت که: مديريت مشارکتي به معناي مشارکت افراد مناسب، در زمان مناسب و براي انجام کار مناسب است.
چکیده[ویرایش]
اگر مديريت مشارکتي را به سان رهيافتي جامع براي جلب مشارکت فردي و گروهي کارکنان در جهت حل مسائل سازمان و بهبود مستمر در تمام ابعاد تعريف کنيم و بر اين باور باشيم که مديريت مشارکتي ارتباط دائم، متقابل و نزديک بين مديريت ارشد و کارکنان است مي توان گفت که:
مديريت مشارکتي به معناي مشارکت افراد مناسب، در زمان مناسب و براي انجام کار مناسب است.
بر پايه اين تعريف، مشارکت کارکنان در کارهايي که به خود آن ها مربوط مي شود؛ مشارکتي داوطلبانه، ارادي و آگاهانه خواهد بود که اين درگيري شخص را تشويق مي کند که به تحقق هدف هاي گروه کمک کند و در مسؤليت ها و پيامدهاي آنها سهيم شود.
مديريت مشارکتي دو هدف عمده را دنبال مي کند:
نخست، ارج نهادن به ارزش هاي انساني و به ياري طلبيدن افرادي که به نوعي با سازمان در ارتباط اند.
دوم، رسيدن به هدف هاي از پيش تعيين شده به کمک همين افراد.
اين هدف ها بر چند اصل اساسي استوار است:
?- هر فرد عضو سازمان جزئي از يک ماشين بزرگ به حساب نمي آيد، بلکه انساني برخوردار از قدرت تفکر، هوش و استعداد و تجربه هاي گرانقدر است که هر گاه زمينه ها و شرايط مساعد فراهم شود، مي تواند همه چيز را به نفع خود و سازمان خود تغيير دهد.
?- هر کار لزوماً به بهترين و مفيدترين حالت ممکن انجام نمي شود و بي ترديد مي توان هر کار معين را به گونه اي بهتر انجام داد و بهبود مستمر در انجام کار (Continuous Improvement) به کمک اعضاي مجموعه به صورت گروهي انجام مي شود.
?- مشارکت کارکنان کمک مي کند تا مديريت از بسياري کارهاي جزئي آسوده شود و به کارهاي اساسي بپردازد.
چنانچه اجراي مديريت مشارکتي و نظام هاي تشکيل دهنده آن با موفقيت همراه باشد، از مزايا و پيامدهاي چون بهبود روابط انساني بين مديريت و کارکنان، تقويت انگيزش در کارکنان، بهبود گردش کار در سازمان، بروز خلاقيت و نوآوري، تقليل هزينه هاي توليد کالا و خدمات، افزايش احساس تعلق سازماني در کارکنان و همسو شدن هدف هاي آنان با هدف هاي سازمان و در نهايت افزايش رضايت مشتري و به دست آوردن سهم بيشتر در بازار برخوردار خواهد بود.
براي دستيابي به اين مزايا بايد ابتدا ويژگي هاي افراد مشارکت جو را بشناسيم که سلامت رواني و ادراکي و توانايي ايجاد انديشه هاي بسيار با سرعت زياد و ارائه آن ها به افراد فرادست؛ ابتکار؛ توانايي ايجاد و ارائه پيشنهادهاي جديد؛ استقلال راي و قدرت داوري؛ متفاوت بودن از همکاران در ارائه ديدگاهها و انديشه هاي نو ومسؤليت پذيري، از جمله مشخصات افـراد مشارکت جو است.
معمولاً چنين افرادي را مي توان در سازمان هايي با ويژگي هاي زير يافت:
?- رقابت؛ در آن ها رقابت کامل و فشرده است چرا که مشارکت در سازماني تحقق مي پذيرد که رقابت کامل بر آن حاکم باشد.
?- دسترسي مديران به دانش گسترده؛ مديران سازمان هاي مشارکت جو بر اين اعتقادند که دانش در سطح سازمانشان به وفور پراکنده است و خود به راحتي مي توانند انديشه ها و ديدگاه هاي ديگران را مستقيم و بي واسطه دريافت کنند.
?- حترام به افراد؛ کارکنان اين سازمان ها بر اين باورند که مي توانند همگام با نيازهاي سازمان رشد کنند.
?- روابط دائمي و بلند مدت کارکنان و در نتيجه برخورداري از امنيت شغلي از ديگر ويژگي هاي اين سازمان ها است.
?- استقبال مديران از عامل تغيير؛ در اين سازمان ها همه مديران تغيير را به عنوان تنها عامل پايداري مي دانند و با خشنودي از آن استقبال مي کنند.
طبيعي است در چنين سازماني لازم نيست که مدير بخش زيادي از وقت خود را با انديشه دربارة چگونگي برخورد با تغييرات بگذراند، زيرا همه به اين باور رسيده اند که تغيير نوعي ارزش مثبت است.
?- از ويژگي هاي سازمان مشارکت جو، ساختار متغير و تعاملي آن است. در فعاليت هاي از پيش برنامه ريزي شده مناسبترين ساختار، ساختار سنتي و مکانيکي است اما در شرايط مشارکتي، ساختار پويا راهگشاتر است و نظام کنترلي کمتر برقرار مي شود.
در چنين شرايطي افراد از آزادي عمل بيشتري برخوردارند، البته با اين فرض که در سازمان تعادل و موازنه برقرار باشد، زيرا اعضاي چنين سازماني نه محيط کار خود را آشفته و پر هرج و مرج مي خواهند که افراد به هر کاري دست بزنند و نه اين که مي خواهند کنترل مستقيم به گونه اي باشد که هيچ جرقه ذهني متبلور نشود.
?- انعطاف پذيري مشخصه ديگر اين گونه سازمان ها است. در ساختار سازماني انعطاف پذير تحول گرا، تبادل اطلاعات به راحتي انجام مي شود و افراد در فرايند تصميم سازي مشارکت دارند.
فرهنگ مديريت مشارکتي[ویرایش]
گسترش فرهنگ مديريت مشارکتي ـ به سان رويکردي نو و جامع به کل مجموعه ـ بخشي از هدف هاي بلند مدت مديريت است که نظام هاي اجرايي آن را با توجه به شرايط خاص سازمان طراحي و به مورد اجرا مي گذارند و با جابجايي فرد يا بروز اتفاقي خاص، متوقف نمي شود.
يکي از عوامل اصلي و مؤثر در اجراي مديريت مشارکتي، صداقت مديريت است.
کارکنان سازمان بايد از صداقت مديريت اطمينان کامل داشته باشند و به خوبي از دلايل آن آگاه باشند.
در اين صورت با مشارکت دادن کارکنان در امور سازماني مي توان نتايج و پيامدهاي همه جانبه اي را براي سازمان و کارکنان آن فراهم آورد.
در نظام مشارکت سازماني، مديران و کارکنان به تبادل نظر با يکديگر مي پردازند و همين امر منجر به ايجاد محيطي دوستانه و توأم با اعتماد و اطمينان متقابل در سازمان مي شود. کارکنان با مشارکت در کارها خود را در سود و زيان سازمان سهيم مي دانند و همه تلاش خود را با کمک مديران در جهت افزايش کارايي و اثر بخشي سازمان به کار مي گيرند.
در نظام مشارکت سازماني، مديران براي رسيدن به هدف هايشان با راه حل هاي پيشنهادي بسياري از سوي کارکنان مواجه مي شوند که پس از ارزيابي آن ها مي توانند بهترين راه حل ممکن را انتخاب کنند. نکته مهم در به کارگيري شيوه هاي مشارکتي توجه به موانع و دشواري هاي فرا روي مديران در سازمان هاست، زيرا با کسب آگاهي در زمينه هاي اجرايي و درک صحيح موانع بهتر مي توان به رويارويي با آنها پرداخت و در صورت تعامل با کارکنان بهتر مي توان به اين مهم دست يافت. ضمن اين که بايد زمينه هاي لازم اقتصادي، فرهنگي، سياسي، ساختاري و … را براي اجراي موفقيت آميز اين نظام فراهم کرد تا اجراي آن با بحران مواجه نشود.
سير تکوين مديريت مشارکتي مشارکت يک مفهوم قديمي است که ريشه در اداره امور عمومي و افکار مذهبي دارد. به عنوان مثال، مشارکت بر مبناي مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است.
قرآن کريم به طور صريح مديران را مکلف مي کند در اموري که نياز به تحقيق و تفحص دارد بر مبناي مشورت به تصميم گيري بپردازند.
به هر حال ، مديريت مشارکتي عليرغم قدمت تاريخي خود، بعد از انقلاب صنعتي به صورت علمي مورد بررسي قرار گرفت. پيدايش نظريه هاي کلاسيک، ساختار، تخصص گرايي، عقلايي بودن، و نظم و ترتيب را در سازمانها مورد تاکيد قرار دادند (ويلسون و روز بفلد، ????).
تضادهايي که فلسفه کلاسيک با روح و روان انساني داشت، موجب گشت توجه به روابط انساني معطوف گردد. در سال ???? التون مايو (اوبرايان، ????) و همکارانش سعي کردند بين شرايط کاري و بهره وري رابطه اي پيدا کنند.
اين مطالعات برحسب تصادف، اهميت مديريت مشارکتي را کشف کرد و رفته رفته با تاکيد بر جنبه هاي اجتماعي گروه هاي کار، مکتب جديدي با نام»روابط انساني» پايه گذاري شد که سعي مي کرد مشارکت واقعي را مورد تشويق قرار دهد. مديريت مشارکتي با کار انديشمنداني چون آرجريس (????) ، ليکرت (????)، هرزبرگ (????)و لاولر (????) رو به رشد نهاد و با اشکال و عناوين مختلف، نظير مديريت بر مبناي هدف، نظام پيشنهادها، گروه هاي بهبود کيفيت، و گروه هاي خود گردان به حيات خود ادامه داد. امروزه مديريت مشارکتي به عنوان يکي از عناصر تئوري نئوکلاسيک مطرح است.
تئوريهاي سازماني و مديريتي[ویرایش]
تئوريهاي سازماني و مديريتي مختلفي در طول سالها با تاکيد بر تصميم گيري مشارکتي شکل گرفته اند که مهمترين آنها شامل:
مديريت کيفيت فراگير (گرانت و همکاران، ????)
يادگيري سازماني (داگسون، ????)
نظريه قدرت دهي (براون و لاولر، ????)و
دموکراسي صنعتي (در بر، ????) است.
يکي از نظامهاي مديريتي پويا که نقش مهمي در توسعه منابع انساني و در نتيجه فرآيند توسعه بانک دارد، نظام مديريت مشارکتي است.
اين نظام مديريتي به عنوان يک نظام مطلوب و کارآمد هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملي آزمون هاي موفق خود را گذرانيده است؛ و هم اکنون در کشورهاي پيشرفته و نيز در کشورهاي در حال توسعه کاملا مورد استفاده بوده و از جايگاه مناسبي برخوردار است.
از آنجائيکه منابع انساني از عوامل زيربنايي فرآيند توسعه مي باشد و هرگونه توفيق در فرايند توسعه پايدار يک سازمان مشروط به توفيق در توسعه منابع انساني است، از اينرو، اهميت و ضرورت توجه به نظام هاي مديريتي توسعه دهنده منابع انساني آشکار مي شود.
نظام مديريت مشارکتي، نظام همکاري فکري و عملي کليه اعضاي يک سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است.
در اين نظام، کليه افراد سازمان، درباره روش هاي حل مسائل و ارتقاء بهره وري سازمان، فعالانه انديشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرح ها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي کنند.
بدين طريق سازمان از يک نظام هم فکري و هم انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان بهره مي جويد. نظام مديريتي به تعبيري در واقع نوعي نظام مديريت شورايي با شکل خاص خود است. در اين نظام براي افکار و خلاقيت هاي کليه اعضاي سازمان ارزش شايسته قائل شده و در تصيم گيري از آنها استفاده مي شود.
وجود و جريان اين نظام نتايج و پيامدهاي مثبت و مطلوب متعددي در بر دارد که در مجموع نقش مهمي در فرآيند توسعه منابع انساني ايفاء مي کند.
فلسفه و مباني نظري مديريت مشارکتي نياز انسان به احترام و برابري و اظهار وجود انسانها فطرتا خواهان برابري با يکديگرند و تمايل دارند با آنها برخورد محترمانه و مشارکت جويانه شود.
خصوصا انسان فرهيخته و متخصص قرن بيستم خواستار اين حق است که «نظر» من را گوش کنيد، من هم نظر دارم» مشارکت کارکنان در مديريت به اين خواسته انساني پاسخ مثبت مي دهد. حمايت و پشتيباني انسان از نظرات و دستاوردهاي خويش انسانها بطور فطري و طبيعي از چيزهايي که متعلق به آنهاست حمايت و پشتيباني مي کند، مانند: فرزند، همسر، خانه، پست، نظرات و محصول ساخته شده خود.
لذا اگر کارکنان و مشتريان يک سازمان در ارائه نظرات و تصميم گيري ها و اجراي نظرات خود مشارکت داده شوند، اينگونه نظرات از حمايت و پشتيباني جدي و قويتري در سازمان برخوردار خواهد بود. «امروزه بسياري از مسائلي که سازمانها با آن روبرو هستند، نتيجه مستقيم رقابت هاي بي ثمر در مورد وظايف متقاطع يا وظايفي است که مشخص نيست چه بخشي مسووليت آن را به عهده دارد.
براي کمک به افراد جهت پرداختن به اين موضوعات روش هاي مختلفي ابداع شده است و اين روشها همه به «کار موثر گروهي» وابسته است، زيرا در چنين شرايطي، اين فقط راه حل نيست که حائز اهميت است، بلکه «ميزان درک و احساس تعهد» کساني که در فرآيند مورد نظر دخالت دارند و در واقع به آن عمل مي کنند نيز از اهميت بسزايي برخوردار است» کمال جوئي مستمر انسان (بهبود مستمر( ايجاد بهبود مستمر در استانداردهاي کاري سازمانها هميشه اهميت داشته و امروزه با توجه به نياز به افزايش مستمر بهره وري، کاهش هزينه ها و رضايت بيشتر مشتريان و ارباب رجوع و افزايش قدرت رقابت از اهميت بيشتري برخوردار است. اصل بهبود مستمر مي گويد نبايد هيچ روزي را بدون انجام بهبود فعاليتها سپري کرد.
بهبود مستمر تعبيري از اين فرمايش امام صادق (ع) است که مي فرمايد: (کسي که دو روزش مساوي باشد ضرر کرده است.) اگر بخواهيم دو روزمان در زندگي مساوي نباشد بايد هر روز از روشهاي بهتر، با بهره وري بالاتر، ضايعات کمتر، علم بيشتر، قدرت و تکنولژي بالاتر و … استفاده کنيم، يکي از روشهاي مناسب ايجاد بهبود مستمر استفاده از ايده ها و نظرات و پيشنهادهاي کارکنان و مشتريان و پيمانکاران است که مي تواند هر روز دهها و بلکه صدها و هزاران روش کاري سازمان را بهبود بخشد، که اين همان مشارکت فکري با مديريت است.
توسعه نيروي انساني[ویرایش]
توسعه نيروي انساني در فرآيند مشارکت مشارکت دادن کارکنان سازمان در اظهار نظر، تصميم گيري و اجراي نظرات آنها فضايي را در سازمان بوجود مي آورد که موجب توسعه نيروي انساني مي گردد، امروزه سازمانها براي ايجاد هرگونه توسعه اي اعم از فرهنگي، اقتصادي و اجتماعي نخست به توسعه نيروي انساني نيازمندند. در سازماني که در سال هزاران پيشنهاد ازطرف کارکنان و مشتريان ارائه مي گردد و مورد بررسي کارشناسي قرار گرفته و درصدي از آنها نيز به اجرا در مي آيد، اين امر موجب توسعه خود جوش کارکنان خواهد شد، زيرا براي انجام اين فعاليتها نياز به مطالعه، مشورت با متخصصين، مراجعه به استاد فني سازمان، بررسي مکانيزم دستگاهها و … مي باشد که اين امر موجب افزايش مستمر اطلاعات و کيفيت نيروي انساني گرديده و پايه هاي توسعه سازمان را محکم مي کند. نظام پيشنهادات يکي از ابزارهاي کارآمد در پرورش مغزهاست.
(در آينده مزيت رقابتي پايدار بيشتر بر تکنولوژيهاي نوين فرآيند توليد متکي خواهد بود تا بر تکنولوژي توليد محصولات، صنايع نوين آينده بر «قدرت مغزي» انسان تکيه خواهند داشت.) مشورت که مشارکت در عقول ديگران است
مديران بدليل محدوديت وقت و تخصص از بسياري از فعاليتها و مسائل تخصصي کوچک و بزرگ سازمان بي اطلاع هستند. لذا در تصميم گيري هاي صحيح و مناسب آگاهي از نظرات متخصصين و کارکنان و مشتريانشان از اهميت بسيار بالايي برخوردار است. يکي از روشهاي تصميم گيري صحيح مشورت کردن با صاحب نظران است. خالق انسانها آخرين فرستاده اش حضرت محمد (ص) را فرمان مي دهد که با مردم مشورت نمايد (و شاور هم في الامر – قرآن کريم) حضرت علي (ع) مي فرمايند: (کسي که استبداد راي داشته باشد هلاک خواهد شد و کسي که با مردم مشورت نمايد در عقل هاي آنها شريک شده است)
مشارکت فکري کارکنان و مشتريان با مديريت يکي از بهترين روشهاي مشورت همگاني با مدير است که با اجراي «نظام پيشنهادها» در کليه سازمانهاي توليدي و خدماتي قابل اجرا مي باشد.
نظام پيشنهادها[ویرایش]
نظام پيشنهادها (suggestion system) يکي از شيوه هاي مديريت مشارکتي است که بعد از جنگ جهاني دوم در دنيا متداول گرديده و ده ها کشور پيشرفته جهان در حال حاضر از آن بهره مي جويند. ماساکي ايمائي (????) در کتاب «روشهاي بهبود مستمر» (کايزن)، نظام پيشنهادها را يکي از روشهايي معرفي مي کند که مي توان با اجراي آن بهبود مستمر در سازمان بوجود آورد و شرکت ماتسوشيتا را که با ? ميليون پينشهاد دريافتي مقام اول را در سال ???? در بين شرکتهاي ژاپني بدست آورده ذکر مي نمايد.
همچنين آمار جالبي از رکورد تعداد پيشنهادهاي يک نفر در يکسال نشانگر رقمي بالغ بر ????? پينشهاد است. هدايت به بهترين تصميم با داشتن نظرات بيشتر يکي از نيازهاي مهم مدير تشخيص بهترين نظر در تصميم گيري ها است. «بهترين راه داشتن يک نظر خوب، داشتن نظرات متعدد است.»
در قران کريم نيز خداوند مي فرمايد: فبشر عبادالذين بستمعون القول فيتبعون احسنه اي پيامبر بشارت ده بندگاني را که گفتارهاي مختلف را مي شنود و از بهترين آنها تبعيت مي کنند. يکي از تکينيک هايي که در فعاليت هاي هسته هاي بهبود کيفيت (Quality Circles) که با مشارکت کارکنان سازمان براي حل مسائل آن تشکيل مي گردد، تکنيک طوفان فکري است که هدف از آن دسترسي به بيشترين نظرات و انتخاب بهترين نظر از بين آنهاست. امر به معروف و نهي از منکر امر به معروف و نهي از منکر دو اصل از فروع دين اسلام و اجراي آن موجب اصلاح جامعه و سازمان مي گردد.
زماني که کليه کارکنان و مشتريان يک سازمان هر نارسايي و مشکلي را در سازمان مشاهده نمايند که مي تواند کيفيت نامناسب، بهره وري پايين و ضايعات وقت و مواد و مانند اينها باشد و آن را به مديريت سازمان تذکر دهند و پيشنهادهايي جهت رفع آنها ارائه نمايند و همچنين هر روش بهتري که مي تواند موجب بهبود کيفيت فعاليتها گردد و بعبارت ديگر همه فعاليت هاي سازنده و مخرب را در قالب پيشنهاد که نوعي امر بمعروف و نهي از منکر است ارائه نمايند سازمان از خطاها مصون مانده و حرکت دائمي بسمت کمال خواهد نمود.
خداوند متعال در قرآن کريم مي فرمايد: بايد از شما گروهي پديد آيد که دعوت کننده به خير و خوبيها باشند و به کارهاي پسنديده فرمان مي دهند و از کارهاي ناپسند باز مي دارند و اينان، آري تنها چنين کساني به خوشبختي و رستگاري مي رسند.
بهبود روابط انساني بين مديريت و کارکنان سازمان يکي از مهمترين عوامل موفقيت سازمانها حاکميت روابط انساني مناسب بين مديران و کارکنان آن سازمان است. در سازمانهايي که روابط انساني خصمانه و ناعادلانه حاکم باشد کارکنان انگيزه همکاري خود را با مديريت از دست داده و سازمان موفق به انجام وظايف خود نگرديده و به اهداف خود دسترسي نخواهد يافت.
مشارکت کارکنان انگيزه آنها را در حل مسائل سازمان افزايش مي دهد و چون کارکنان فضايي براي اظهار نظر پيدا مي کنند و مديريت به اين نظرات گوش مي دهد ارتباط بين مديريت و کارکنان بهبود يافته و عقده هاي رواني که موجب نارضايتي مي شود کاهش يافته و يا از بين مي رود.
